1. Werking
Dit huishoudelijk regelement is een reglement als bedoeld in artikel 20 van de AKTE VASTSTELLEN STATUTEN van de vereniging BATERIA MONTE RENO gevestigd te Arnhem, verleden 22 december 2009 voor mr. Karel Johannes van de Kamp Arnhem. (Hierna aan te duiden als “het statuut”)
De vereniging Bateria Monte Reno wordt vanaf 1 januari 2022 aangeduid met “Bateria Monte Reno” en deze naam is vanaf die datum ook geregistreerd als handelsnaam bij de KvK
2. Bestuur
2.1. Samenstelling
Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de penningmeester en de secretaris. Indien er meer dan 3 bestuursleden zijn, dan worden de taken van het secretariaat/PR verdeeld.
2.2. Bestuursvergaderingen
Het bestuur verplicht zich om tenminste 2 maal per jaar bijeen te komen.
2.3. Openbaarheid
De bestuursvergaderingen zijn openbaar en vrij toegankelijk voor leden, tenzij het bestuur vooraf gemotiveerd kenbaar heeft gemaakt in besloten kring te willen vergaderen.
2.4. Verslaglegging
Het bestuur verplicht zich om de verslagen van de bestuursvergaderingen openbaar te maken.
2.5 Ledenvergaderingen
Het bestuur verplicht zich om minimaal 1 maal per jaar een algemene ledenvergadering uit te schrijven.
3. Ledenvergaderingen
3.1. Frequentie
Er vindt minimaal 1 maal per jaar een ledenvergadering plaats, bij voorkeur in het najaar. Voorafgaand aan het nieuwe jaar.
3.2. Uitnodiging
Voorafgaand aan de ledenraad worden de leden minimaal twee weken tevoren op de hoogte gesteld van datum, tijd, plaats en agenda.
3.3. Agenda
Bij het vaststellen van de agenda worden de leden gevraagd om agendapunten in te brengen.
3.4. Extra ledenvergadering
Een extra ledenvergadering dient plaats te vinden als dit gedragen wordt door minimaal 5 leden.
4. Toelatingsbeleid leden
4.1. Introductie
Het is bandleden toegestaan om zonder overleg vooraf geïnteresseerden te introduceren op de repetitieavond. Dit is geheel vrijblijvend van aard en geeft geen enkel recht op deelname aan de les, deelname aan de repetitie of het lidmaatschap.
4.2. Aantal leden
Tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt vastgesteld dat het minimaal aantal leden voor het seizoen 2021 – 2022 bedraagt en het bestuur en de leden zich samen zullen inzetten door middel van met wervingsacties om dit minimale aantal leden te behalen. Streven is om een stabiele band te worden met een ledenaantal tussen de 20 en 30 leden.
4.3. Wachtlijst
Indien de groei en ontwikkeling van de band het noodzakelijk maakt, kan het bestuur gemotiveerd besluiten om tijdelijk een ledenstop in te voeren en kandidaat-leden op een wachtlijst plaatsen.
4.4. Kandidaten
Wie interesse heeft om lid te worden door het bestuur benaderd en samen met de dirigent bekeken op welke wijze dit nieuwe lid kan deelnemen aan de repetities. Als er open lessen/audities worden georganiseerd binnen afzienbare termijn, dan worden kandidaten gevraagd om daar te starten.
4.5. Werving
Indien bestuur en/of muzikale leiding hiertoe aanleiding zien (doordat het minimale aantal leden niet aanwezig is) kunnen zij besluiten over te gaan tot gerichte en actieve werving van leden.
4.6. Open lessen
De open lessen vinden plaats in september en in maart. Kandidaten kunnen kennismaken met onze muziek, verschillende instrumenten leren kennen, laten zien en horen of er voldoende ritmegevoel en aanleg aanwezig is om de proefperiode in te gaan. De auditie wordt verricht door de dirigent en waar nodig ondersteund door ervaren bandleden.
4.7. Aspiranten
Wie de proefperiode in gaat krijgt de aspirant-status.
4.8. Proefperiode
De proefperiode duurt 8 repetities In deze periode neemt de aspirant deel aan de algemene repetitie van Bateria Monte Reno. Na deelname aan 4 repetities vindt een tussenevaluatie plaats. Door bestuur en dirigent wordt met betreffende kandidaat zijn/haar ontwikkeling besproken en verkend of het aspirant-lid na de proefperiode kan aansluiten als lid van band. Op basis van de tussenevaluatie kan besloten worden om de proefperiode te beperken tot 4 weken. Als dit besloten wordt, dan worden de dirigent en bandleden hierover geïnformeerd.
4.9. Beoordeling
Bij de evaluatie en de eindbeoordeling wordt gelet op muzikaliteit en sociabiliteit. De beoordeling wordt voorbereid door de voorzitter/bestuur in samenspraak met de dirigent en voorgelegd aan de leden van de band. De aspirant wordt individueel en persoonlijk op de hoogte gebracht van de resultaten en het vervolg. Er is geen beroep mogelijk.
4.10. Begeleiding
Tijdens de proefperiode worden de aspirant leden begeleid door de voorzitter en wordt hierbij ondersteund door de leden van de ban. De voorzitter houdt bij aan hoeveel repetities de aspirant leden hebben deelgenomen en dient als vraagbaak voor de aspirant leden. De voorzitter heeft inhoudelijk geen stem bij de beoordeling van kandidaten en ziet enkel toe op het ordelijk verloop van de procedure.
5. Lidmaatschap
5.1. Duur van het lidmaatschap
Aan de duur van het lidmaatschap wordt geen limiet gesteld.
5.2. Contributie
Voor het lidmaatschap wordt een maandelijkse contributie van € 27,50 gevraagd, over twaalf maanden. De te betalen contributie dient te worden overgemaakt op ING-rekening: NL52 INGB 0003 64 39 56 t.n.v. Bateria Monte Reno Arnhem. Uitgegaan wordt van een maandelijkse betaling van de contributie. Leden moeten zelf zorgdragen voor de betaling. Individuele verzoeken om hiervan af te wijken wordt ingediend bij het bestuur, die hier binnen 14 dagen na ontvangst van de vraag, antwoord op zal geven. De dirigent is vrijgesteld van het betalen van contributie.
5.3. Contributieachterstand
Het laten ontstaan van een achterstand in de betaling van de contributie kan leiden tot beëindiging van het lidmaatschap.
5.4. Tijdelijk onderbreken van het lidmaatschap
In overleg met het bestuur kan het lidmaatschap tijdelijk worden onderbroken en vervalt over diezelfde periode de contributieverplichting. Indien dit echter niet correct is overlegd, is er sprake van voortzetting van het lidmaatschap en is het lid over de periode van afwezigheid contributie verschuldigd. In geval van twijfel beslist het bestuur hierover. Een beslissing van het bestuur is dan bindend.
6. Beëindiging lidmaatschap
6.1. Beëindiging van het lidmaatschap op initiatief van een lid
Een lid kan het lidmaatschap op ieder gewenst moment beëindigen. Een opzegtermijn van vier weken is hierbij van toepassing. De contributie dient te worden voldaan tot en met de eerste volle maand na opzegging van het lidmaatschap.
6.2. Beëindiging van het lidmaatschap op initiatief van het bestuur
Het bestuur is gemachtigd een lidmaatschap eenzijdig te beëindigen indien het desbetreffende lid daar aanleiding toe gegeven heeft:
– er meer dan 3 maanden geen contributie is betaald:
– er sprake is van groep ontwrichtend gedrag
– er sprake is structurele absentie bij de lessen en/of de repetitie zonder dat hierover goed overleg heeft plaatsgevonden
– er sprake is van onoverkomelijke muzikale verschillen die tot een onwerkbare situatie leiden.
– onvoorziene omstandigheden niet nader bepaald
Het bestuur dient hierbij de in artikel 5.3 van het statuut beschreven procedure te volgen.
7. Repetitieruimte
7.1. Locatie en kosten
Bateria Monte Reno maakt op woensdagavonden tussen 20.00 uur en 22.00 uur gebruik van xxxxxxxxx als oefenruimte. Hiervoor wordt met xxxxxxxxxxx een overeenkomst afgesloten per seizoen inclusief een reservering voor het komend seizoen.
Er wordt uitgegaan van het gebruik van de ruimte gedurende xx weken. Hiervoor wordt per keer 2 x € xx,- = € xx,- per keer aan vergoeding betaald.
7.2. Gebruik
Bij het gebruik van de repetitieruimte dienen de leden aanwijzingen van dirigent en bestuursleden op te volgen. Alle leden zien erop toe dat de gebruikte ruimten vrij van afval en schoon worden achtergelaten na de repetities.
7.3. Schade
Eventuele schade die het gevolg is van het gebruik van Bateria Monte Reno van deze repetitieruimte, zal worden vergoed door de stichting. Indien mogelijk en aan de orde zullen deze kosten verhaald worden op de dader.
8. Repetitie
8.1. Aanwezigheid
Aanwezigheid bij de wekelijkse repetitie wordt verwacht, waarbij iedereen 15 minuten voor aanvang aanwezig is, zodat om 20.00 uur ook daadwerkelijk gestart kan worden met de repetitie. Bij afwezigheid wordt het lid geacht zich af te melden bij iemand van het bestuur. Bij veelvuldige afwezigheid van een lid spreekt iemand van het bestuur en hem/haar hierop aan.
8.2. Gehoorbescherming
Tijdens de repetities is iedereen verplicht om gebruik te maken van gehoorbescherming tijdens het oefenen. Voor en na de repetities en tijdens de pauze worden bandleden verzocht om niet te spelen omdat de bandleden op dat moment geen gehoorbescherming dragen.
9. Optredens
9.1. Aantal
Het streven is om jaarlijks 10 tot 20 optredens te doen.
9.2. Beschikbaarheid bandleden voor optredens
Bij een aanvraag om op te treden wordt een datumprikker rond gestuurd om de beschikbaarheid van het aantal leden te bepalen. Afhankelijk van het soort optreden en in overleg met de dirigent wordt op basis van deze beschikbaarheid een verplichting wel of niet aangegaan. Als de verplichting wordt aangegaan, is de opgegeven beschikbaarheid van de bandleden bindend. De bandleden worden hierover geïnformeerd door het bestuur
9.3 Aanwezigheid
Aanwezigheid bij de optredens conform toezegging van de bandleden is uitgangspunt. Bij onverwachte afwezigheid wordt het lid geacht zich tijdig af te melden bij het bestuur en bij de dirigent. Bij veelvuldige afwezigheid van een lid spreekt het bestuur of dirigent hem/haar hierop aan.
10. Onkostenvergoeding optredens
10.1. Uitgangspunt
Het streven is om de onkosten voor de dirigent, eten en drinken vergoed te krijgen uit de te ontvangen onkostenvergoeding, dan wel uit aanvullende voorwaarden. Daarnaast worden de opbrengsten van de optredens gebruikt om een deel van de vaste lasten (huur repetitieruimte, vergoeding dirigent repetities) te dekken zodat we hierdoor de contributie zo beperkt mogelijk kunnen houden
10.2. Hoogte onkostenvergoeding
Voor 2022 gelden de volgende uitgangspunten;
– de onkostenvergoeding voor 1 set van een half uur is minimaal 250 euro + consumpties
– voor iedere extra set komt er minimaal 100 euro bij
– vergoeding voor een hele dag of middag +avond wordt 4 a 500 euro + consumptiebonnen + maaltijd
– voor goede doelen: hangt ervan af, misschien 100 euro, in ieder geval wél consumpties
– reiskosten: per keer bekijken
11. Instrumenten
11.1. Eigen bezit leden
Instrumenten worden op eigen kosten aangeschaft en in eigen beheer onderhouden.
11.2. Eigen bezit band
De band heeft een aantal instrumenten in beheer, die momenteel bij een aantal leden worden beheerd en kunnen worden ingezet worden als daar behoefte aan is. Het bestuur heeft zicht hierop
12. Vergoeding dirigent
12.1. Hoogte huidige honorering dirigent:
De volgende afspraken zijn gemaakt voor 2022 met dirigent xxxx over zijn honorering als dirigent:
Repetities:
Vergoeding 80 euro incl BTW en reiskosten per repetitie (uitgaande van het huidig aantal leden)
– Als de band groei, dan ook groei in de vergoeding bv 90 euro bij meer dan 20 leden en 100 euro bij meer dan 25 leden
– Uitgangspunt voor 2022 is 40 weken op jaarbasis
– Geen betaling als de dirigent zelf afmeldt voor een repetitie
– Als Monte Reno (MR) de repetitie niet door laat gaan dan wordt de dirigent doorbetaald
– Als er sprake is van overmacht en de repetitie niet kan doorgaan (zoals bij Lockdowns) dan wordt 50% van de vergoeding aan de dirigent betaald
Afspraken vergoedingen dirigent bij optredens
– Optreden binnengebracht door de Dirigent: 50% Dirigent – 50% MR (met een minimum van 150 euro voor MR)
– Optreden binnengebracht door MR: vergoeding dirigent 125 euro per dagdeel. (indien de gage lager is dan 250 euro dan wordt uitgegaan van 50% MR – 50% Dirigent
– Gratis optredens door MR: reiskostenvergoeding voor dirigent
13. Reiskostenvergoeding
Er is geen reiskostenvergoeding voor leden, die reiskosten maken om de plaatsen van optredens te bereiken.
Gestimuleerd wordt om zoveel mogelijk samen te reizen en de kosten onderling te verrekenen.
14. Onkostenvergoeding
Er is in principe geen onkostenvergoeding voor leden om kosten te declareren die zijn gemaakt ten dienste van de band. Bij uitzondering kan een lid kosten declareren als dat vooraf afgesproken is met het bestuur. Als bandleden denken desondanks aanspraak te kunnen maken op een onkostenvergoeding, dan kunnen ze een verzoek indienen bij het bestuur, die binnen 14 dagen hierover een besluit zal nemen en dit zal mededelen aan het betreffende bandlid.
15. Risico’s
Het bestuur is niet verantwoordelijk voor:
– Gehoorbeschadiging als gevolg van de geluidsproductie van de band. Ieder lid is verantwoordelijk voor het verzorgen van zijn eigen gehoorbescherming. Indien een lid bij een optreden of repetitie niet over gehoorbescherming kan beschikken, stelt één van de bestuursleden oordopjes ter beschikking.
– Diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen of instrumenten
16. Maximumbedrag bestedingen bestuur zonder voorafgaande toestemming
Het in artikel 10.4 van het statuut genoemde maximumbedrag waarover het bestuur kan beslissen zonder voorafgaand besluit van de algemene leden vergadering wordt voor 2022 gesteld op € 1500,-.
17. Financieel beheer
17.1. Jaarrekening
Het bestuur is verplicht om jaarlijks rekening en verantwoording af te leggen aan de algemene ledenvergadering. De (schriftelijke) balans en staat van baten en lasten moet worden goedgekeurd door de algemene ledenvergadering.
17.2. Kascommissie
De algemene ledenvergadering benoemt een kascommissie. Deze commissie bestaat uit tenminste twee leden, die geen bestuurslid zijn. De kascommissie onderzoekt de jaarstukken en brengt hierover verslag uit aan de algemene ledenvergadering.
17.3. Jaarbegroting
Het bestuur is verplicht om jaarlijks een jaarbegroting op te stellen en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de algemene ledenvergadering. De begroting geeft een overzicht van de geraamde inkomsten over het komende jaar en geeft een overzicht van de door het bestuur voorgestelde uitgaven over dat jaar. De voorgestelde uitgaven mogen er nooit toe leiden dat een tekort op de rekening van de vereniging zal ontstaan.
17. Commissies en functionarissen
De vereniging kent de volgende commissies en functionarissen;
– Toelatingscommissie, bestaand uit het bestuur/dirigent Deze commissie is verantwoordelijk voor de toelating van nieuwe leden en draagt zorg voor een zorgvuldige begeleiding van aspirantleden binnen de gemaakte afspraken hierover
– Kledingcommissie, bestaand uit een nader te bepalen aantal leden. De kledingcommissie wordt benoemd door de algemene ledenvergadering en is verantwoordelijk voor de aankleding van de band(leden)
– PR/Communicatie-commissie, bestaand uit een nader te bepalen aantal leden. De PR-commissie wordt benoemd door de algemene ledenvergadering, is verantwoordelijk voor het maken en beheren van de verenigingswebsite, facebookpagina en andere relevante vormen van social media, alsmede het verzorgen van reclamemateriaal, dat gebruikt kan worden bij de contacten met het publiek, het werven van nieuwe leden en in beeld komen voor nieuwe optredens.
– De muzikale commissie, bestaand uit een nader te bepalen aantal leden. De muzikale commissie wordt benoemd door de algemene ledenvergadering en is samen met de dirigent verantwoordelijk voor de kwaliteit en ontwikkeling van het repertoire, de ontwikkeling hiervan en behoud van relevant oud repertoire en koppeling met het aanleren en onderhouden hiervan tijdens repetities.
– De dirigent wordt benoemd door de algemene ledenvergadering en is samen met de muzikale commissie verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het repertoire van de band. De dirigent heeft de leiding bij de repetities en optredens en heeft een initiërende rol bij de ontwikkeling van het repertoire en vertaling tijdens optredens.
– Naast de dirigent is er binnen de band behoefte aan een reservedirigent. Indien voorradig wordt deze benoemd door de algemene ledenvergadering en heeft zij/hij bij afwezigheid van de dirigent de leiding bij de repetities en optredens.